Tipos de Contrato para Proyectos de Software: Fixe Price/Llave en mano vs Time and Materials
Fixed Price vs Time and Materials
Cuando una empresa decide realizar un proyecto de software, ya sea una startup queriendo realizar un MVP para salir al mercado, o bien una empresa consolidada queriendo satisfacer una necesidad del negocio, existen muchos factores a ser tenidos en cuenta para definir su estructura, metodología de ejecución, el equipo correcto para llevarlo a cabo y el tipo de contrato o modalidad.
Al definir el tipo de contrato, el factor más influyente es el ‘qué‘: es decir, el alcance y el propósito del proyecto. Es importante entender que el grado de madurez del alcance y la variabilidad que pueda llegar a tener durante la ejecución del proyecto nos ayudará a decidir correctamente entre un tipo de contrato Fixed Price/Llave en mano o Time and Materials entre las más utilizadas.
Cabe destacar que elegir una modalidad incorrecta puede tener graves consecuencias. Por ejemplo, puede resultar en falta de flexibilidad para adaptarse a nuevas necesidades, o llevar a la finalización precipitada del proyecto sin las características o funcionalidades necesarias.
Naturaleza del proyecto y madurez del alcance
A la hora de entender por qué surge este nuevo proyecto seguramente nos hayamos preguntado ¿Está 100% definido lo que debe realizarse? ¿Estamos seguros de que soluciona la necesidad planteada? ¿Es posible que surjan cambios en el transcurso del proyecto? De ser así, ¿estos cambios podrían ser estructurales o cambios no significativos? ¿Cuento con una definición solida o necesito feedback continuo del usuario? ¿Existen cambios de contexto organizacionales o de estrategia que pueden llegar a afectar el alcance del proyecto?
Probablemente en muchos casos estas preguntas no puedan ser respondidas con total seguridad, de hecho, la mayoría de los proyectos “sufren” alguna extensión o cambio de alcance durante su ejecución y comienzan aún con algún grado de incertidumbre. El objetivo principal debe ser, identificar si estas incertidumbres pueden causar cambios significativos en el proyecto y en consecuencia, el tipo de contrato debe acompañarnos, permitiéndonos:
a) Ser ágiles como gacelas, cambiando de dirección fácilmente, o
b) Ejecutar como robustos y estables bisontes, manteniendo un rumbo fijo y haciendo solo pequeñas correcciones o ajustes mínimos.
En síntesis, la naturaleza del proyecto nos indicará una de dos cosas:
- Si debemos contar con un alcance maduro, sólido y detallado desde el inicio. En caso de no tenerlo, será necesario realizar una etapa de Discovery o pre-proyecto para lograr esa madurez.
- Si la esencia del proyecto debe ser evolutiva, permitiéndonos iterar con flexibilidad y crecer en base al feedback recibido.
En este artículo te contamos los aspectos más relevantes de los dos tipos de contratos/modalidades más utilizadas y que detalles debemos tener en cuenta para escoger el adecuado.
Fixed Price (Proyecto Llave en Mano)
En el modelo de Fixed Price conocido también como contrato llave en mano, tiene como objetivo fijar un precio determinado por un proyecto que contemple una cantidad específica de funcionalidades.
Tradicionalmente, el Fixed Price ha sido el tipo de contrato más común en el desarrollo de software. Sin embargo, presenta desafíos y un nivel de incertidumbre difíciles de mitigar.
Durante el desarrollo, es frecuente que surjan necesidades que exceden el alcance inicialmente acordado. Esto es natural, ya que el proceso mismo tiende a revelar oportunidades de mejora que pueden alterar la estimación original. Por ello, es crucial comprender las desventajas de este tipo de contrato, así como el impacto que podrían tener las nuevas funcionalidades que, bajo esta modalidad, no se pueden prever ni incluir fácilmente. Si se decidiera incorporar estas funcionalidades no contempladas desde el inicio, sería necesario destinar más tiempo y recursos para gestionar el cambio de alcance.
¿Cuándo conviene usarlo?
- Requerimientos fijos, claros y definidos: Cuando el alcance y los requisitos del proyecto están claramente establecidos desde el inicio.
- Presupuesto fijo: Ideal para proyectos con un presupuesto cerrado y sin posibilidad de desvíos.
- Tiempo fijo: Cuando el proyecto tiene plazos estrictos y es vital cumplir con un cronograma definido.
- Menor supervisión: Cuando el cliente prefiere no involucrarse constantemente en el proceso y aprovechando en la definición del alcance, puede confiarse en el proveedor para entregar el producto final.
¿Cuándo NO conviene usarlo?
- Cuando se presumen cambios constantes:Esta modalidad permite realizar cambios bajo la gestión de un cambio de alcance y dependiendo de la organización, la confección, estimación de impacto y aprobación pueden tomar un tiempo considerable e insumir recursos.
- Para construir un MVP sin Discovery: No es recomendable ejecutar un MVP sin Discovery/pre-proyecto ya que es indispensable para esta modalidad tener un alcance sólido y bien definido para poder cumplir con los objetivos del proyecto.
Fixed Price (Proyecto Llave en Mano)
Hoy en día, las metodologías ágiles han dado lugar a una manera más flexible y diferente de gestionar proyectos y de estimar el tiempo y los recursos necesarios para completarlos. Este enfoque se conoce como contrato por tiempo y materiales.
Este modelo difiere completamente del contrato de precio fijo. En el T&M, en vez de acordar un monto total al inicio del proyecto, el pago se basa en:
- Las horas trabajadas por el equipo de software
- Los materiales utilizados durante el desarrollo
Este tipo de contrato se compone de dos elementos clave:
- Componente fijo: el costo por hora. Generalmente, este valor es estable y solo puede ser ajustado según una norma establecida por el paso del tiempo, inflación, etc.
- Componente variable: las horas dedicadas al trabajo en el proyecto.
T&M es ideal para proyectos en los que no se tiene precisión del costo o la duración, ya que no impone un precio fijo ni plazos estrictos.
Este modelo también es óptimo para crear productos digitales que combinan creatividad y expertise técnico. Se adapta bien a metodologías ágiles, permitiendo modificaciones y mayor participación. Su flexibilidad facilita iteraciones para perfeccionar el producto. Acelera el inicio del trabajo al evitar presupuestos detallados previos y permite al proveedor buscar la calidad por encima de entregables con fechas inamovibles.
La comunicación efectiva y la transparencia son fundamentales al gestionar proyectos bajo este modelo contractual. Es crucial transmitir con claridad al cliente la complejidad de las tareas y los recursos requeridos para cada aspecto del proyecto así como contar con un mecanismo para la aprobación y certificación de horas.
La facturación se basa en el registro detallado del tiempo invertido, y el avance del proyecto está sujeto a la disponibilidad tanto del cliente como del equipo proveedor. Esta metodología requiere un diálogo abierto y constante para asegurar que ambas partes estén alineadas en cuanto a las expectativas y el progreso del trabajo.
¿Cuándo conviene usarlo?
- Proyectos con requerimientos variables:Cuando se sabe que es probable que los requerimientos o necesidades del proyecto cambien, este modelo permite adaptarse a la variación de los requerimientos.
- Desarrollo ágil:Ideal para proyectos escalables o complejos a largo plazo. A través de metodologías ágiles se prioriza la entrega incremental y continua de funcionalidades.
- Innovación y Desarrollo:En proyectos de I+D, donde la exploración y experimentación son clave, la flexibilidad del T&M es esencial.
- Colaboración cercana:Cuando se requiere una colaboración estrecha entre el equipo del cliente y los desarrolladores, facilitando la comunicación y ajustes sobre la marcha.
- Mayor adaptabilidad del producto: Mediante iteraciones se logra una mayor adaptabilidad de las necesidades del usuario y una mejor experiencia.
- Menos tiempo de inicio: No se necesita realizar extensos relevamientos ni un alcance definido para comenzar con el proyecto.
- Esquemas de pago flexible: Se abona por las horas consumidas en el período.
A continuación, se presenta una tabla comparativa que resume el grado en que cada modalidad, Time and Materials (T&M) y Fixed Price (Llave en Mano), cumple con las siguientes características:
| Aspecto | Fixed Price (Llave en mano | Time and Materials (T&M) |
| Naturaleza del proyecto | Proyectos con requisitos fijos y claramente definidos. | Proyectos con requisitos variables o inciertos. |
| Alcance | Fijo y bien definido desde el inicio | Flexible y adaptable |
| Presupuesto | Cerrado y predeterminado | Variable, basado en horas trabajadas |
| Tiempo | Plazos estrictos y definidos | Flexible, sin plazos estrictos |
| Cambios | Difíciles de implementar, requieren gestión de cambio de alcance | Fáciles de implementar, permite adaptaciones |
| Supervisión del cliente | Menor involucramiento | Mayor colaboración y participación |
| Ideal para | Proyectos con requisitos claros y fijos | Proyectos con requisitos variables, inciertos. MVPs, nuevos productos digitales. |
| Riesgo afrontado | Mayor para el proveedor | Engolosinarse con características nuevas o mejorar el producto |
| Inicio del proyecto | Puede requerir más tiempo para definir alcance | Permite un inicio más rápido |
| Calidad del producto | Puede verse comprometida por plazos fijos | Potencialmente mayor debido a iteraciones y feedback |
| Facturación | Monto fijo acordado al inicio | Basada en horas trabajadas y materiales usados |
| Innovación | Limitada por el alcance predefinido | Fomenta la exploración y experimentación |
En Axioma IT , entendemos que cada proyecto de software es único y requiere un enfoque adaptado a sus necesidades específicas. Nuestra experiencia nos permite guiar a nuestros clientes en la elección del modelo de contrato más adecuado, ya sea Fixed Price o Time and Materials entre otros, asegurando el éxito de cada proyecto.
¿Estás por iniciar un nuevo proyecto de software y no estás seguro de qué modelo de contrato es el más adecuado? Nuestro equipo está siempre listo para reunirse y orientarte al respecto.
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